Ofis taşımak, ofisin içerisinde yer alan eşyaların hem maddi değerleri hem de hassas yapıları nedeniyle oldukça özen gerektiren bir süreç. Eğer ofis değiştirmeye karar verdiyseniz aşağıdaki konulara dikkat ederek süreci sorunsuz bir şekilde tamamlayabilirsiniz.
Taşınma Öncesi Planlama
Ofisinizi taşımaya karar verdiyseniz sürece planlama yaparak başlayabilirsiniz. Ofis taşıma planı, herhangi bir detayın atlanmaması ve gerektiğinde revize edilebilmesi için operasyondan birkaç ay önce oluşturulmalıdır. Planlama aşamasında, operasyonun ne zaman gerçekleştirileceğini kararlaştırabilirsiniz. Bu adımda ayrıca taşınacak eşyaların listesini oluşturup gerekli izinleri almaya odaklanabilirsiniz.
Bütçe Oluşturulması
Ofis taşıma süreci dahilinde bütçenizi önceden oluşturmanız da akıllıca olacaktır. Bu sayede taşınma esnasında ekstra harcamalar nedeniyle nakit sıkışıklığı yaşama ihtimalinizi azaltabilirsiniz. Bütçe planlaması esnasında dikkat edilmesi gereken öncelikli konular, taşınma şirketi ve alınması gereken ambalaj malzemelerinin ücretleridir.
Operasyonu Gerçekleştirecek Ekibin Seçimi
Ofis taşıma işlemi için kendi iç kaynaklarınızı kullanıp bir ekip oluşturabilirsiniz. Ancak işletmeninizin büyüklüğü ve operasyonel yapısı, profesyonel destek almanızı da gerektirebilir. Böyle bir durumda ofis taşıma konusunda deneyimli lojistik şirketi ile anlaşabilirsiniz. Güvenilir bir taşıma şirketinden hizmet alarak süreci kendi açınızdan ciddi oranda kolaylaştırabilirsiniz.
Eşyaların Düzenlenmesi
Ekip seçiminin ardından eşya ve ekipmanları düzenlemeye yoğunlaşabilirsiniz. Bu kapsamda taşınacak eşyaları önemlerine ve fiziki özelliklerine göre kategorilere ayırabilirsiniz. Yeni ofisinizde işinize yaramayacak eşyalar varsa bunları ayrı bir yerde toplayıp mümkünse satarak taşınma sürecine ek finansman sağlayabilirsiniz. Sizin için kritik öneme sahip eşyaları ise hizmet alacağınız lojistik firmasından görüş alarak kendiniz paketleyebilirsiniz.
Taşınma Sürecinin Kurgulanması
Ofis taşıma stratejileri dahilinde taşınma sürecinin kurgulanması, yaygın bir uygulamadır. Süreci kurgularken önceliği zaman çizelgesi oluşturmaya verebilirsiniz. Bu konunun yanı sıra süreç esnasında kimin hangi görevleri üstleneceklerine dair detayların üzerinden geçebilirsiniz. Hangi eşyanın yeni ofiste nereye yerleştirileceğini planladıktan sonraysa süreç hakkında bilgi vermek için müşterileriniz ve iş ortaklarınızla iletişime geçebilirsiniz.
Güvenlik Önlemlerinin Alınması
Güvenlik, ofis taşıma sürecinde dikkatle ele alınması gereken konular arasındadır. Bu nedenle güvenlik risklerini azaltmak için her iki ofiste kurulu kamera sisteminin düzgün çalıştığından emin olmakta fayda var. Bu detaya ilaveten taşınma aşamasında meydana gelebilecek hasarların telafisi için tüm eşyalarınızı kapsayan nakliyat sigortası poliçesine sahip olmayı düşünebilirsiniz. Söz konusu sigortacılık ürünü, emtianın tamamen zarar görmesinin yanı sıra taşıma aracının uğrayacağı kazalar ile yangın ve infilak gibi risklere karşı teminat sağlar.
Ofis Taşıma Rehberi Ofis Taşınma Süreci Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Ofis Taşıma Sürecine Başlamadan Önce Hangi Adımları Atmak Önemlidir?
Ofis taşıma sürecine başlamadan önce bu operasyon için gerekli bütçeyi ve tarih aralığını belirleme önemlidir. Ardından taşıma sürecini üstlenecek firmalar belirlenebilir veya iç kaynak kullanılacaksa ekip oluşturulabilir.
Ofis Taşıma Sürecinde Hangi Planlama Adımları Dikkate Alınmalıdır?
Taşıma işleminin gerçekleştirileceği yer belirlendikten sonra eşyaların listelenmesi ve önem/nitelik açısından kategorilere ayrılması gerekir. Ayrıca taşınan eşyaların yeni ofiste nereye yerleştirileceği de planlanmalıdır.
Ofis Mobilyaları ve Ekipmanlarının Taşınması İçin En Etkili Stratejiler Nelerdir?
Bu konuda belirlenebilecek en etkili stratejilerin başında bütçe ve hareket planı oluşturma gelir. Taşınma süreci ile ilgili ayrıca personel bilgilendirilip önemli varlıkların takibine yönelik görevlendirmeler yapılabilir.
Ofis Taşıma Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Güvenlik Önlemleri Nelerdir?
Ofis taşıma sürecinde en çok üzerinde durulması gereken güvenlik önlemi, değerli eşyaların takibidir. Güvenli ambalajlama, operasyon kapsamındaki yetkilendirme ve izinler, acil durum planı, güvenlik kameralarının ayarlanması gibi konularda kritik öneme sahiptir.
